10 tips voor het introduceren en inwerken van nieuwe vrijwilligers

Tip 1: Standaardiseer het introductieprogramma voor vrijwilligers.

Ofwel: vaste onderdelen waar je bij elke vrijwilliger gebruik van kunt maken.                                                                                                              Zo hoef je dat niet bij elke nieuwe vrijwilliger te bedenken en voorkom je dat je iets vergeet.

Tip 2: Zorg dat je je administratie rond de vrijwilliger op orde hebt.

Een (voorlopig) vrijwilligerscontract/-registratie, verzekering, een badge, introductieboekje met informatie e.d.                                     Zorg ook dat de vrijwilliger in je registratiesysteem zit zodat je de vrijwilliger niet vergeet met de kerstattentie enz.

Tip 3: Zorg dat een team, afdeling of medewerkers op de hoogte zijn.

Zorg dat deze op de hoogte zijn van de komst van de nieuwe vrijwilliger.                                                                                                              Wanneer komt de nieuwe vrijwilliger, hoe heet hij/zij en wat gaat die vrijwilliger doen?

Tip 4: Wijs een medewerker of vrijwilliger aan die de nieuwe vrijwilliger in gaat werken.

Je spreekt af welke taken jij daarin op je neemt en wat die collega medewerker of vrijwilliger daarin doet. 

Tip 5: Spreek af wie de directe contactpersoon is voor de vrijwilliger.

Voordat de vrijwilliger begint spreek je af wie de directe contactpersoon is. Ben jij dat? Of is dit iemand ‘op de werkvloer’?                     Het moet iemand zijn bij wie de vrijwilliger direct kan aankloppen: telefonisch of door “letterlijk” binnen te lopen.

Tip 6: Vraag in de 1e week: hoe gaat het?

Vraag al in de 1e week hoe het gaat en of alles naar wens is. Als dit niet het geval is probeer je dat natuurlijk op te lossen.

Tip 7: Evalueer na 6 weken of twee maanden uitgebreid de gang van zaken.

Is de vrijwilliger blij? Is de organisatie tevreden? Kijk waar nodig of je zaken voor de vrijwilliger of voor de organisatie kunt verbeteren. Je maakt de samenwerking definitief door een vrijwilligerscontract/-registratie voor onbepaalde tijd af te spreken.

Tip 8: Spreek met de vrijwilliger af wat hij/zij in het 1e jaar van jou kan verwachten.

Bijvoorbeeld dat je na een half jaar weer een terugkoppelmoment afspreekt. Of dat je na 1 jaar een functionerings-/  evaluatiegesprek hebt. En zoals gezegd: bij wie de vrijwilliger in de tussentijd terecht kan als er iets is.

Tip 9: Evalueer zelf je introductie en inwerk periode van vrijwilligers.

Vraag achteraf wat de vrijwilliger vond van de introductie en het inwerken. Heeft hij/zij zaken gemist of zaken liever anders gezien?  Dit kun je ook navragen bij het team of de afdeling. Kijk of dit aanleiding geeft iets te veranderen.

Tip 10: Vind de balans in formeel goed geregeld en prettig persoonlijk contact.

Een vrijwilliger komt voor z’n plezier iets doen. En ziet graag dat de organisatie haar zaakjes rond vrijwilligers goed op orde heeft.      De bovenstaande zaken dus. Maar ook het persoonlijke contact vindt de vrijwilliger fijn. Een lolletje, een schouderklopje of een schouder bij een moeilijk moment.

(Bron: VrijwilligersaanZet)

Meer informatie en tips over het begeleiden van vrijwilligers? Kijk dan in onze Toolbox.